Accès profilé - Particuliers, détenteurs d'archives privées

 

Les archives privées : c’est quoi ?

 

La loi (code du Patrimoine, article L211-5) donne une très large définition des archives privées : elles regroupent toutes les archives qui ne sont pas considérées comme publiques !

Il en résulte donc une grande variété de détenteurs : particuliers (érudits, chercheurs, personnalités), familles, associations, syndicats et partis politiques, entreprises, etc. La typologie de documents est tout aussi variée : correspondance, comptabilité, diplômes, récits personnels, photographies, menus, titres de familles, plans terriers, dessins, affiches, enregistrements audio ou vidéo, registres d’associations, etc. 

 

Conseils pratiques pour conserver ses archives

 

La conservation matérielle

Pour être préservées, les archives privées doivent bénéficier d’un environnement adapté et sans risques de dégradations.

Elles doivent être protégées des dégradations mécaniques (déchirures causées par les manipulations, attaques de rongeurs et d’insectes) et chimiques (moisissures dues à l’humidité, adhésifs, lumière excessive).

Elles doivent également bénéficier d’un conditionnement adapté au format : boîtes solides, chemises cartonnées et sous chemises, de ph neutre de préférence. On évitera au maximum les pochettes plastiques traditionnelles.

Elles doivent être rangées dans un local sain, sec, ventilé et dépoussiéré pour éviter tous les risques mentionnés.

 

Le classement et les éliminations

Des archives en désordre sont plus exposées aux destructions. On veillera donc à ce que les archives soient en ordre, condition essentielle de leur accessibilité. Dresser une liste des documents par grandes rubriques constitue la première étape du classement. Pour les chartriers familiaux et pour les archives personnelles, il existe des plans de classement types.

Le choix de conserver ou d’éliminer un document doit être fondé d’une part sur la durée de sa valeur administrative ou juridique (cf. le site https://www.service-public.fr), d’autre part sur son intérêt pour l’histoire.

Les Archives départementales peuvent vous apporter un conseil pour l’organisation de vos archives et les choix de conservation à opérer.

 

Confier ses archives aux Archives départementales : la meilleure garantie de transmission

 

L’objectif des Archives départementales n'est pas de collecter toutes les archives privées mais de documenter les différentes activités humaines, y compris celles de la sphère privée, afin de réunir et de transmettre aux générations futures des sources qui permettront d’écrire l’histoire de l’Orne et de ses habitants.

Il existe plusieurs modes d'entrée des archives privées :

• le don manuel : le don : il entraîne un transfert de propriété au Département de l’Orne. Il est formalisé juridiquement par une lettre d’intention de don du propriétaire et une lettre d’acceptation et de remerciement envoyée en retour. Le don peut être assorti de conditions particulières de communication et de reproduction des documents remis ;

• le dépôt : il laisse la pleine propriété du fonds au détenteur qui le confie aux Archives départementales. Un contrat révocable est établi dans lequel figurent les conditions de communication et de reproduction ainsi que les clauses de sortie du contrat ;

• l’achat : les Archives départementales peuvent également acheter, auprès de particuliers, de libraires et marchands d'autographes ou bien en vente publique des documents d’origine privée présentant un intérêt historique majeur pour le département ;

• le legs : il s’agit d’une disposition testamentaire établissant un transfert de propriété au Département de l’Orne lors du décès du légataire. Celui-ci peut émettre des conditions pour la conservation et la communication des documents. Le legs fait l’objet d’une acceptation écrite par le légataire ;

• la dation : cette procédure très rare correspond à l’acceptation de documents de grande valeur comme moyen de règlement d’impôts, notamment de droits de succession ;

• le dépôt provisoire pour numérisation : pour des archives d’un intérêt historique majeur dont le propriétaire ne souhaite pas se séparer, une numérisation peut être envisagée. Au terme de l’opération, il récupère ses archives et une copie des images numériques, qui peuvent être communiquées en salle de lecture, voire mises en ligne avec son accord. Une convention de prêt et d’autorisation de diffusion est établie à cet effet.

 

Modalités pratiques

 

Pour tout renseignement, prenez contact avec les Archives départementales de l’Orne, par téléphone au 02 33 81 23 00 ou par mail archives@orne.fr.

Pour un projet de don ou de dépôt de vos archives, un rendez-vous sera organisé, soit dans nos locaux, soit chez vous si le fonds concerné est volumineux, pour examiner vos archives, en déterminer l'intérêt pour l'histoire du département, évoquer les modalités juridiques et prévoir les conditions pratiques de la prise en charge des documents. Un premier contact n’est pas un engagement.

 

Le classement des archives privées aux Archives de l’Orne

 

En application du cadre de classement règlementaire, les archives privées sont conservées dans les séries J (documents d’archives écrits) et Fi (documents iconographiques) des Archives départementales. Les images numériques des documents prêtés sont cotées dans la série Num. Les supports sonores et audiovisuels sont classés en série AV.

Un même soin est apporté au classement et à l’inventaire des archives privées que pour les archives publiques, en respectant les normes règlementaires.

 

La consultation et la réutilisation des archives privées

Si les documents donnés ou prêtés revêtent des droits de propriété intellectuelle, le propriétaire a le choix entre conserver ces droits ou bien les céder, totalement ou partiellement, au Archives.

Dans le cas du don ou de l’achat, les Archives départementales définissent les modalités de consultation sur la base de la réglementation applicable aux Archives publiques.

Dans le cas du dépôt, les délais et modalités de communication sont discutés avec le déposant, et stipulés dans le contrat de dépôt. Le déposant peut ainsi accorder une consultation immédiate ou au contraire exiger son autorisation préalable. Par ailleurs, il est libre d'autoriser ou non la reproduction et la réutilisation.

Quel que soit le statut des documents, les Archives départementales veillent au respect des droits de propriété intellectuelle et de droit à l’image sur les fonds qui leur sont confiés.