Accès profilé - Notaires
Les archives notariales représentent une source incontournable pour écrire l’histoire sociale, économique, culturelle, artistique, du département de l’Orne. Elles sont en outre, pour partie, des archives publiques soumises à une réglementation spécifique.
Rappels législatifs
Les minutes et les répertoires des actes notariés sont des archives publiques (art. L211-4 du Code du patrimoine). Pour cette raison, ils sont soumis au contrôle scientifique et technique de l’Etat et sont versés et conservés définitivement aux Archives départementales après un délai de conservation au sein des études fixé à 75 ans (Livre II du code du patrimoine modifié par la loi du 15 juillet 2008).
Les autres documents produits par les notaires (dossiers de clients, registres de comptes et autres pièces de gestion de l’étude) sont des archives privées. Elles ne sont soumises à aucune obligation de transfert mais peuvent faire l’objet d’un dépôt ou d’un don aux Archives départementales.
Préparation d’un versement
Le versement des minutes et répertoires aux Archives départementales est formalisé par un bordereau de versement signé lors de la prise en charge, valant transfert de responsabilité de gestion.
Tout projet de versement doit faire l’objet d’un contact préalable avec les Archives départementales pour en définir l’amplitude, les modalités et le calendrier.
La description des documents sur le bordereau se fait par article (unité intellectuelle de description), correspondant généralement à une liasse, une boite ou un registre. Chaque article doit être numéroté dans un ordre chronologique. Le métrage linéaire à prendre en charge est indiqué sur la première page du bordereau.
Tout problème matériel dû à de mauvaises conditions de conservation (champignons, moisissures, insectes, humidité, etc.) doit être signalé lors de la préparation, afin d’isoler les documents atteints, d’éviter une contamination plus large et de déterminer les traitements à effectuer.
Le bordereau de versement est à envoyer par courriel au responsable des fonds notariaux aux Archives départementales, pour accord préalable.
Prise en charge du versement
Si le notaire n’a pas la possibilité d’assurer lui-même le transfert, après avoir convenu d’un rendez-vous, les Archives se déplacent afin de procéder à l’enlèvement des boîtes et registres qui, préalablement, auront été regroupés au rez-de-chaussée de l’étude.
Après classement et cotation, le répertoire numérique du versement est transmis à l’étude.
Documents à télécharger :