Accès profilé - Associations

 

Que sont les archives d'une association ?

 

Les archives d’une association sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus dans l’exercice de son activité.

Exemples : liste des adhérents, procès-verbaux de réunion, procès-verbaux d’élection, courrier reçu et envoyé, factures, dossiers de subventions, dossiers individuels de salariés, budgets et comptes, documents de présentation de l’association, etc.

En général, les archives associatives relèvent de la législation sur les archives privées. Les associations sont alors propriétaires de leurs archives, considérées comme des biens meubles qui suivent les règles de la propriété fixées par le Code civil.

Toutefois, les archives produites par une association dans l’exercice d’une mission de service public sont des archives publiques. De même, celles qui bénéficient d'un financement majoritairement public produisent des archives publiques. Ces archives relèvent de la même réglementation que les archives des administrations.

 

Quelle est la durée de conservation de vos documents ?

 

Documents sur support papier

La conservation des archives est d’abord organisée pour des besoins de gestion et de justification des droits. À cet effet sont prévus des délais de conservation minimums (Code Civil, Code du commerce, Code du travail, Livre des procédures fiscales, etc.). Pour connaître les délais à appliquer aux documents les plus couramment produits par les associations, vous pouvez consulter ce lien.

Les archives peuvent aussi présenter un intérêt fort pour la mémoire de l’association et pour son image. Elles constituent également une source d’information qui peut être très utile pour documenter l’histoire du secteur d’activité dans lequel œuvre l’association. À ce titre, elles peuvent mériter d’être conservées bien au-delà des délais d’utilité administrative.

Documents électroniques

Comme les archives d’une association sont les documents produits ou reçus quels que soient leurs supports, les documents bureautiques sont également des archives et soumis à la même réglementation que les archives papier. La perte de documents électroniques peut être préjudiciable au fonctionnement de l’association et il faut donc prendre quelques précautions : avoir une copie de sauvegarde sur un disque externe en dehors des locaux de l’association ; imprimer les documents importants.

Archives résultant d’une mission de service public

Si votre association exerce une mission de service public, elle doit réglementairement obtenir l’accord des Archives départementales avant toute destruction d’archives. Les archives publiques présentant un intérêt historique font l’objet d’un versement réglementaire aux Archives départementales.

 

Pour une bonne conservation matérielle de vos archives

 

Vos archives associatives doivent être protégées des dégradations mécaniques (déchirures dues à de mauvaises manipulations, attaques de rongeurs et d’insectes, etc.) et des dégradations chimiques (moisissures dues à une forte humidité, adhésifs, lumière excessive, etc.).

Elles doivent bénéficier d’un conditionnement adapté : boîtes solides ou chemises cartonnées au ph neutre si possible, en évitant les chemises ou pochettes plastiques.

Elles doivent être entreposées dans un local sain, sec, ventilé et dépoussiéré.

 

Classer et inventorier vos archives 

 

Bien conserver les archives associatives, ce n’est pas accumuler les documents sans ordre. Il est important de bien organiser ses archives courantes, de les classer en dossiers, et d’effectuer régulièrement un tri. Ce tri a pour objectif d’éliminer les documents qui n’ont plus d’intérêt administratif ou juridique et qui ne présentent pas d’intérêt historique. Le classement des archives conservées est un préalable à leur valorisation (communication, exposition, publication, diffusion sur internet). Pour établir un plan de classement, suivre le tableau de gestion. 

 

Communiquer vos archives

 

La communication de vos archives nécessite un minimum de précautions. Il est indispensable d’exercer une surveillance étroite lors de leur consultation par un chercheur ou toute autre personne. Il est préférable qu’elle ait lieu dans les locaux mêmes de l’association.

Pour des raisons de confidentialité, il est vivement conseillé de ne pas communiquer les archives les plus récentes et touchant notamment à la vie privée. Les délais de communication prévus pour les archives publiques (Code du patrimoine, article L 213-2) peuvent être appliqués pour les archives associatives : respect de la vie privée (50 ans), secret médical (120 ans après la date de naissance ou 25 ans après le décès), secret industriel et commercial (25 ans), etc.

 

Mettre en valeur vos archives

 

Vos archives peuvent également être mises en valeur par le biais d’expositions ou de publications (papier ou internet) dans le cadre de vos propres actions de valorisation ou bien par des personnes ou institutions extérieures.

Pour tout conseil concernant les questions de prêt, de reproduction ou de droits, vous pouvez contacter les Archives départementales

 

Confier vos archives associatives aux Archives départementales

 

Le monde des associations est aussi divers que l’activité humaine elle-même, leurs archives revêtent un intérêt incontestable pour la préservation de la mémoire collective et pour la recherche historique. Un des meilleurs moyens de garantir la conservation à long terme des archives associatives est de les confier à une institution patrimoniale, telle que les Archives départementales ou un service d’archives communales. A ce jour, les Archives départementales de l’Orne conservent une trentaine de fonds d’archives d’associations, dissoutes ou toujours en exercice. Deux possibilités réglementaires sont offertes :

• le don : il entraîne un transfert de propriété au Conseil départemental de l’Orne. Il est accompagné d’une lettre d’intention de don du propriétaire. Une lettre d’acceptation et de remerciement est envoyée en retour afin de concrétiser juridiquement la procédure. Des conditions particulières peuvent être précisées pour la communication et la reproduction des documents remis.

• le dépôt : il laisse la pleine propriété du fonds à l’association qui le confie aux Archives départementales. Un contrat révocable est établi dans lequel figurent les conditions de communication et de reproduction.

Pour des archives d’un intérêt historique majeur dont l’association ne souhaite pas se séparer, une numérisation peut être envisagée. Au terme de l’opération, l’association récupère ses archives et un exemplaire des images numériques, qui peuvent être communiquées en salle de lecture, voire mises en ligne avec son accord. Une convention de prêt et d’autorisation de diffusion est établie à cet effet.

Toute proposition de don ou de dépôt aux Archives départementales est soumise à examen avant d’être acceptée en raison de son intérêt historique.

Pour concrétiser un projet de don ou de dépôt d’archives associatives, prendre contact avec le responsable des archives privées aux Archives départementales de l’Orne, par téléphone au 02 33 81 23 00 ou par mail à archives@orne.fr.

 

 

Quelques exemples d'archives associatives remises aux Archives départementales de l’Orne

 

Archives de la Société d’Horticulture de l’Orne, de la Société Historique et Archéologique de l’Orne, de l’Association des Amis des Musées, Bibliothèques et Archives d’Alençon et de sa région, de la Société des courses du Sap, de la M.J.C. d’Argentan, du Centre départemental de formation de vol à voile de l'Orne et de l’Aéro-club d’Alençon, du Centre d'action pour l'amélioration de l'axe Calais-Bayonne (A 28), du Souvenir Français de l’Orne, de l’Association La Dentelle au Point d’Alençon, de la Banque alimentaire de l’Orne, de la Fédération départementale des comices agricoles de l’Orne, de la Croix-Rouge de l’Orne, du Stage musical Josquin des Prés de Sées, de la Société nationale de Colombiculture, de l’Association des Combattants volontaires de la Résistance de l’Orne, du Comité départemental de karaté, du Comité départemental de randonnée pédestre, etc.