Récolement
Le récolement des archives communales et intercommunales à l’occasion des élections municipales et communautaires de mars 2026
Lors de chaque changement de maire et/ou de municipalité, la rédaction d’un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire (articles 4 et 63 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926).
Enjeux juridiques
Le procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Ils permettent de certifier, de façon contradictoire, l’existence des archives lors du changement de maire, le maire étant responsable pénalement de tout détournement d’archives publiques ou de toute destruction non réglementaire.
Les archives des élus, membres des exécutifs, papier et numérique, produites ou reçues dans le cadre de leurs fonctions municipales sont des archives publiques au sens de l’article L211-4 du code du patrimoine, et qu’elles sont par conséquent à verser aux archives communales et à prendre en compte dans le récolement.
Périmètre des récolements
Par analogie avec les communes, le récolement des archives des établissements publics de coopération intercommunale et le procès-verbal de prise en charge et de décharge des archives de l’EPCI doit être réalisé. Il sera co-signé par le président sortant de l’EPCI et le président nouvellement élu. Le récolement intègrera les informations relatives aux archives des EPCI dissous dont l’EPCI aura hérité.
Pour les communes ayant connu une fusion depuis les dernières élections, c’est au maire de la commune nouvelle de signer le procès-verbal de récolement pour les archives de l’ensemble des communes composant la commune nouvelle, y compris les archives produites avant la création de la commune nouvelle, même s’il existe des communes déléguées.
Même si le maire sortant est réélu, il convient d’établir un procès-verbal et un récolement, dès lors que l’équipe municipale a été modifiée. Dans ce cas, le maire signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu. Il en est de même pour les présidents d’EPCI.
Modalités pratiques (Transmission dématérialisée)
En cas de saisie en ligne, le formulaire rempli tient lieu de récolement ; il devra comprendre en pièce jointe le procès-verbal de prise en charge signé par le maire sortant et par le maire nouvellement élu. Les données saisies doivent être téléchargées par les parties pour archivage : le maire sortant pour justificatif de décharge, le maire nouvellement élu pour prise en charge et classement de son exemplaire dans les archives de la commune, le directeur du service départemental d’archives pour le suivi.
Transmission au format papier
En cas d’impossibilité d’utiliser le formulaire en ligne, le formulaire papier joint pourra être utilisé ; Une version bureautique pourra être adressée sur demande à l’adresse archives@orne.fr.
Le procès-verbal et le récolement annexé doivent alors être établis en trois exemplaires, qui sont destinés respectivement au maire sortant, au maire nouvellement élu et au directeur du service départemental d’archives.
Un formulaire de récolement est ouvert sur le site Démarches simplifiées pour les communes :
Un autre est ouvert pour les EPCI :
Aides à la saisie
Aide à la saisie communes.
Aide à la saisie EPCI.