Pour la recherche et l’affichage de documents d’archives numérisés, le Département de l'Orne a fait le choix d'utiliser le logiciel intégré Gaia, qui équipe 17 services d’archives départementales et dont les Archives de l’Orne sont dotées depuis 2000, et d’assurer lui-même l’hébergement de l’ensemble des données. Cette solution présente l'intérêt de disposer d'un seul outil informatique et d'une seule base pour toutes les données relatives aux Archives de l'Orne. Gaia a en effet vocation à gérer des informations concernant l’ensemble des fonctions archivistiques du service : entrées, éliminations, gestion des espaces de stockage, restauration, lecteurs et communications, données descriptives de l’ensemble des documents, affichage des images numériques. Le logiciel répond en outre à la norme internationale de description archivistique ISAD(G) et est compatible avec le format d’échange XML et en particulier avec la DTD EAD.

Les données documentaires de l’ensemble des fonds (plusieurs dizaines de millions de caractères) doivent être progressivement intégrées dans la base de données Gaia. À terme, il sera donc possible d’interroger sur le même moteur de recherche non seulement les fonds dont les images numériques seront disponibles, mais aussi l’ensemble des fonds décrits dans la base et non numérisés : fichier de la bibliothèque, inventaires des séries anciennes et modernes, etc.


L’application de consultation en ligne d’archives numérisées porte pour sur les registres paroissiaux, les registres d’état civil ainsi que les tables décennales jusqu’en 1902, les listes nominatives de recensement de population jusqu’en 1901, les registres matricules jusqu’à la classe 1910 et les plans du cadastre napoléonien. 

État civil (1552 – 1902)

Les images numériques de l’état civil ont été produites à partir de microfilms réalisés entre 2000 et 2005. La collection communale a servi de collection de référence pour les registres paroissiaux. Elle a été complétée en cas de lacunes par la collection du greffe et la collection diocésaine. La collection du greffe a servi de base au microfilmage des registres d’état civil, complétée le cas échéant par la collection communale. Depuis 2005, des compléments sont régulièrement apportés suite à la restauration de registres qui n’auraient pu être microfilmés ou numérisés en l’état. 

Listes nominatives de recensement de population (1789 – 1901)

Les listes nominatives ont été élaborées dès la Révolution mais n'apparaissent complètes qu'à partir de 1901, celles du XIX^e siècle ayant été en partie détruites en application d'une circulaire du 12 août 1887. Elles étaient élaborées en deux exemplaires par les communes qui en conservaient un et envoyaient l’autre à la Préfecture. Dès 1836 le recensement devient quinquennal, toutefois pendant les première et seconde guerres mondiales, les opérations de recensement ont été suspendues. La numérisation a porté sur les deux collections afin de restituer une série la plus complète possible. Jusqu’en 1901 inclus, les listes sont consultables en ligne, de 1906 à 1978 les images sont visibles en salle de lecture, les listes postérieures à 1978 ne sont pas librement communicables et doivent faire l’objet d’une demande de dérogation.

Registres de recrutement militaire (1867 – 1910)

Le recensement militaire est institué le 19 fructidor an VI (5 septembre 1789) : à l’âge de 20 ans tout homme doit se faire recenser à la mairie de son domicile. Sur cette base s’effectue le recrutement par les bureaux de l’armée qui dans l’Orne sont au nombre de deux : Alençon (le seul qui subsiste à compter de 1930) et Argentan. Les registres sont communicables au bout d’un délai de 100 ans à compter de l’année de recrutement, soit 120 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé dans la mesure où des états signalétiques peuvent comporter des informations médicales. Sont donc consultables en ligne les registres de plus de 120 ans à la date de naissance de l’intéressé, soit jusqu’à la classe 1910 incluse. Pour les années postérieures, les états signalétiques individuels contenus dans ces registres sont communicables par extrait en salle de lecture  (sous forme de photocopie) pour les individus nés depuis plus de 75 ans ou décédés depuis plus de 25 ans après vérification de l’absence d’information médicale.

Plans du cadastre dit « napoléonien » (1802 – 1836)

Le cadastre peut être défini comme l’ensemble des opérations qui permettent de connaître la consistance des biens fonds, la nature de leurs produits et le chiffre de leurs revenus de façon à répartir équitablement l'impôt foncier. 

Le cadastre par masse de culture (an XI – 1807). Un arrêté du 12 brumaire an XI (3 novembre 1802) prévoit l’arpentage d’environ 1800 communes pour l’ensemble du territoire métropolitain, mais cette opération ne donnant pas tous les résultats escomptés, ce travail est rapidement étendu à l’ensemble de l’Empire. En octobre 1805, les propriétaires fonciers avaient été invités à déclarer le contenu de leurs terres ; mais les réponses obtenues apparurent rapidement incomplètes ou erronées.  À la fin de l'année 1807, Napoléon nomma une commission, chargée d'élaborer les modalités d'exécution du cadastre parcellaire. Le cadastre par masse de culture fut définitivement abandonné le 27 janvier 1808. 

Le cadastre parcellaire (1808 – 1836). De 1808 à 1821, le cadastre s'est poursuivi dans le département beaucoup plus régulièrement qu'auparavant : les communes se sont prêtées plus volontiers à ces travaux, et certaines même, ont demandé à devancer leur tour. Entre 1810 et 1813, les problèmes des limites départementales ont été également résolus : en 1810, la frontière entre l’Orne et la Manche est définitivement déterminée, puis en 1813 celle entre l’Orne et la Mayenne. En 1836, les ultimes matrices furent dressées : l’ensemble du cadastre ornais put donc être considéré comme achevé à cette date. 

Les Archives départementales de l’Orne sont accessibles gratuitement à toute personne, de nationalité française ou étrangère, majeure ou mineure. Toute personne souhaitant consulter nos collections s’inscrit au préalable comme lecteur, en produisant une pièce d’identité officielle en cours de validité comportant une photographie, et atteste avoir pris connaissance du règlement de la salle de lecture et du règlement général de réutilisation des informations publiques détenues par la direction des archives et des biens culturels de l’Orne.
 


Les archives publiques sont accessibles gratuitement à tous. Leur communication est régie par le code du patrimoine (articles L 213-1 à 3) et la loi 78-753 du 17 juillet 1978 relative aux documents administratifs. Hormis les documents administratifs, au sens de la loi citée ci-dessus, qui sont librement communicables, les archives publiques sont consultables pour la plupart 25 ans après leur date de création. Des délais supérieurs ont été fixés par la loi pour certains documents, dans le souci de préserver le respect de la vie privée (le Ministère de la culture peut toutefois accorder une dérogation pour consultation anticipée aux personnes qui en font la demande auprès des Archives) : nouveaux délais de communicabilité instaurés par la loi du 15 juillet 2008.

Les règles de communication des archives privées conservées dans les services d’archives publics sont variables selon les fonds concernés. Les délais de communicabilité sont dans la plupart des cas calqués sur ceux applicables aux archives publiques lorsqu’ils n’ont pas été définis par les déposants.

Les fonds non classés sont généralement non consultables. Il est toutefois possible, dans certains cas (fonds non volumineux, documents sériels), d’accéder à ces documents sur demande préalable.

Les documents en mauvais état peuvent être exclus de la consultation, si celle-ci présente un risque de dégradation accrue.
 


Les documents qui ont été microfilmés ou numérisés ne sont plus communicables sous forme d’originaux. Sont concernés : les registres paroissiaux, les registres d’état civil et les tables décennales jusqu’en 1902, les cartes et plans d’ancien régime, les plans par masse de culture et les plans du cadastre napoléonien, une partie des cartes postales, les registres matricules jusqu’à la classe 1910 (1911-1938 sur dérogation) et les tables de recensement militaire jusqu’en 1938, une partie des tables de successions et absences des bureaux de l'enregistrement du département (liste envoyée sur demande), les listes nominatives de recensement de population.

Pour permettre le contrôle de numérisation, les documents suivants sont momentanément indisponibles : les cartes postales thématiques, les registres paroissiaux, d'état civil et les tables décennales dans lesquels des oublis au microfilmage ont été constatés (cf. état des signalements et corrections apportées), une partie des registres matricules  (cf. suivi de numérisation de la série R), une partie des tables des successions et absences de l'enregistrement (cf. suivi de la numérisation de la sous-série 3Q).



Les Archives départementales garantissent à tout citoyen l’accès sur place, en salle de lecture, aux archives publiques et privées selon la législation en vigueur.

En revanche, elles ne sont pas tenues de se substituer aux particuliers pour leurs recherches, au détriment de leurs missions de conservation, classement, inventaire et communication, sauf dans le cas de recherches de type administratif.